Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?

Кого коснуться изменения?

Введение электронных трудовых книжек касается абсолютно всех работодателей и работников. Для тех, кто оформляется на работу впервые, с 2021 года ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) станет единственным вариантом. Для сотрудников, которые уже работают, должен быть предоставлен выбор. Работник сам должен сообщить, какой вариант документа он предпочитает: бумажный или электронный. Для этого работодателю придётся подготовить необходимые уведомления.

Действия работодателя

  • На первом этапе необходимо составить внутренний приказ организации о ведении электронных трудовых книжек и назначить ответственных лиц. Документ может быть составлен в свободной форме, но должен содержать следующие сведения:

    название и основные сведения организации;

  • фамилии лиц и вменённые им обязанности о составлении и предоставлении отчетности СЗВ-ТД в ПФР, а так же о выдаче работникам сведений по форме СТД-Р;
  • фамилии лиц, ответственных за уведомление сотрудников о предстоящих изменениях;
  • подписи лиц, упомянутых в приказе, а так же подпись генерального директора компании или другого уполномоченного на это лица.

Далее до 30.06.2020 ответственные лица должны вручить уведомления всем сотрудникам. В них должна содержаться информация, уведомляющая о том, что в связи с нововведениями в законодательстве работникам предстоит сделать выбор в пользу бумажных или электронных данных. Сотрудники должны подписать данные уведомления. Допускается сделать документ общим списком, а не индивидуально на каждого работника.

Посмотрите видео с подробными разъяснениями об использовании новых электронных трудовых книжек:

Получив уведомления, сотрудник вплоть до конца этого года вправе подать своему работодателю заявление о сделанном выборе.

Действия сотрудников

Если сотрудник остановил свой выбор на электронном варианте документа, руководить должен отдать бумажный бланк на руки сотруднику. Больше ответственности за неё он не несёт. Никаких записей делать не требуется.

Если работник выбирает бумажный вариант, то, по сути, трудовая деятельность будет отображаться в двух вариантах. Так как от подачи электронных сведений  организацию никто не освобождает.

Что делать, если сотрудник вообще не подал никакого заявления? Тут мнение разнятся, некоторые считают, что автоматически стоит прекратить вести бумажный вариант и отдать его сотруднику. Другие склоняются к тому, что наоборот, стоит продолжить вести бумажный бланк.

Лучшим вариантом будет убедить сотрудников о необходимости выбрать электронную или бумажную трудовую книжку. До конца года ещё достаточно времени. Поэтому они успеют решить для себя, какой вариант ведения трудовой деятельности им ближе. И написать соответствующее заявление.

Какие отчёты сдавать организации?

В связи с нововведением у организации появились новые обязанности:

1. СЗВ-ТД — новый отчёт обо всех кадровых изменениях в компании. Отчёт сдаётся ежемесячно до 15 числа каждого месяца. То есть до 15 апреля следует подать данные за март. Указать необходимо все:

  • приемы на работу;
  • увольнения;
  • постоянные переводы;
  • прочие кадровые операции, совершенные в отчетном периоде.

Если в месяце, за который подаётся отчёт, изменений не было, то и отчёт сдавать нет необходимости. Со следующего года передавать кадровую информацию о приеме и увольнении придётся не позднее одного рабочего дня следующего за днем выхода приказа о данном событии. Сдавать отчетность на бумажном или электронном носителе — это работодатель определяет исходя из ситуации в своей организации. Специальная форма была разработана и утверждена в январе этого года.

2. СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности. Сотрудник может получить выписку из электронной базы при увольнении или по запросу в любое время. Для этого ему необходимо обратиться с заявлением. И в течение трёх календарных дней получить данные о своей рабочей деятельности. Ранее была информация про форму СЗИ-ТД. Но она, в конечном итоге, так и не была подтверждена. Помимо работодателя запросить данные можно в МФЦ, отделении или через личный кабинет на сайте ПФР.

Выводы об электронных трудовых книжках

Процесс перевода документов в электронную форму неизбежен. Однако, о пользе этого процесса можно будет говорить только через время. Нужна ли электронная трудовая книжка? Сложнее ли ее заполнение? Обязательно ли ее вводить или можно обойтись старым добрым бумажным аналогом? На все эти вопросы ответит только время.

Еще одно видео, где коротко и тезисно объясняется ведение ЭТК:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *